L’ASSOCIATION DE SKI NAKKERTOK / NAKKERTOK SKI ASSOCIATION

Règlement administratif no 3 

  1. Définitions
  • Dans le présent règlement administratif, à moins que le contexte ne le prescrive autrement :
    • « Association» désigne L’ASSOCIATION DE SKI NAKKERTOK / NAKKERTOK SKI ASSOCIATION;
  • « Conseil» désigne le conseil d’administration de l’Association et « administrateur » désigne un membre du Conseil;
  • « dirigeants» s’entend des dirigeants de l’Association décrits à l’article 10 des présentes;
  • « Loi» désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), y compris ses règlements d’application, et quelque statut ou règlement que ce soit, tel que modifié;
  • « membres» désigne les membres de l’Association décrits à l’article 1 des présentes;
  • « règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l’Association ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;
  • « résolution ordinaire» s’entend d’une résolution adoptée à la majorité d’au moins cinquante pour cent (50 %) plus une (1) des voix exprimées;
  • « proposition» s’entend au sens qui lui est attribué à l’article 5 des présentes;
  • « résolution extraordinaire» s’entend d’une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées; et
  • « statuts» désigne les statuts de continuation de l’Association, tels que modifiés.

 

  • Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d’une personnalité morale. Sauf tel que spécifié à l’article 1.1 ci-dessus, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans le présent règlement administratif.

2.              Siège

  • Le siège et le principal lieu d’activité de l’Association est situé à Gatineau, au Québec, sauf décision contraire du Conseil.

3.              Membres

  • Les membres de l’Association sont des personnes majeures qui paient une cotisation annuelle à l’Association, telle que déterminée par le Conseil.
  • Tous les membres ont le droit d’être convoqués et d’assister aux assemblées des membres et ont droit chacun à une (1) voix lors des assemblées des membres de l’Association, d’être administrateur ou d’occuper un poste, à condition d’avoir payé leurs cotisations annuelles et spéciales avant l’assemblée des membres à laquelle ils participent.
  • L’adhésion à l’Association débute avec la remise d’une demande d’adhésion et le paiement de la cotisation annuelle, pour une période de douze (12) mois (ou toute autre période calculée au prorata). Les cotisations annuelles sont payables dans les soixante (60) jours suivant la date d’échéance. De nouveaux membres peuvent adhérer à l’Association tout au long de l’année moyennant le paiement d’une cotisation annuelle au prorata et de toute autre cotisation spéciale.
  • Le Conseil fixe les cotisations annuelles des membres. Il fixe également les frais de programme annuels de l’Association. Les droits des membres n’existent que si les cotisations annuelles et toute autre somme due à l’Association sont payées à leur échéance.
  • Sous réserve des dispositions du présent règlement administratif, un membre qui :
    • ne paie pas sa cotisation annuelle ou toute autre cotisation à l’Association,
  • n’apporte pas à l’Association les contributions requises en heures de bénévolat,
  • ne respecte pas les règlements administratifs, les règles ou tout autre règlement de l’Association, ou
  • fait quelque chose ou commet une omission qui, de l’avis de la majorité des administrateurs, est préjudiciable aux intérêts de l’Association,

peut voir sa qualité de membre suspendue ou annulée par le Conseil dans les conditions que celui-ci juge appropriées.

  • Les cotisations annuelles ou spéciales ne sont pas remboursées à un membre qui démissionne ou dont l’adhésion a été suspendue ou annulée, sauf à la discrétion du Conseil.

4.              Obligations et droits des membres

  • Tous les membres sont tenus de fournir un certain nombre d’heures de travail bénévole chaque année au profit de l’Association. Le quota d’heures est déterminé de temps à autre par résolution du Conseil.
  • Certains membres peuvent, au lieu de fournir des heures de travail bénévole à l’Association, payer à l’Association un supplément de cotisation annuelle tel que déterminé de temps à autre par une résolution du Conseil.
  • Les membres peuvent, à l’occasion, être tenus de payer une cotisation spéciale pour soutenir une campagne particulière de l’Association, lorsque cette cotisation a été approuvée par une résolution du Conseil et confirmée par une résolution ordinaire des membres présents lors d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner ladite résolution.
  • Les invités n’ont le droit d’utiliser les installations de l’Association ou de participer aux activités de l’Association que conformément aux règlements adoptés par le Conseil de temps à autre. Le membre qui présente un invité à l’Association doit veiller à ce que cet invité respecte le règlement administratif, les règles et tout autre règlement de l’Association.
  • Sous réserve du paragraphe 163(1) de la Loi, un membre peut soumettre à l’Association un avis sur toute question qu’il propose de soulever lors d’une assemblée annuelle des membres (une « proposition»). Sous réserve du paragraphe 163(1) de la Loi, l’Association doit inclure cette proposition dans l’avis de convocation à l’assemblée annuelle.

5.              Assemblées

  • Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle des membres de l’Association a lieu au siège de l’Association ou ailleurs au Canada. Elle a lieu i) dans les quinze (15) mois suivant l’assemblée annuelle précédente, et ii) dans les six (6) mois suivant la fin de l’exercice financier de l’Association, au jour fixé par résolution du Conseil, aux fins suivantes :
  • recevoir le rapport annuel des administrateurs;
  • recevoir les états financiers vérifiés de l’Association et un rapport des administrateurs portant sur les finances de l’Association durant ledit exercice financier, sous réserve des exigences de la Loi;
  • approuver toute cotisation spéciale liée à des campagnes particulières;
  • élire des administrateurs;
  • nommer un expert-comptable chargé de vérifier les comptes et les états financiers annuels de l’Association et de les présenter aux membres à la prochaine assemblée annuelle. L’expert-comptable reste en fonction jusqu’à la prochaine assemblée annuelle, étant entendu que les administrateurs pourvoient à toute vacance du poste d’expert-comptable. La rémunération de l’expert-comptable est fixée par le Conseil. L’expert-comptable ne peut être ni administrateur, ni dirigeant, ni employé de l’Association; et
  • traiter toute autre affaire de l’
  • Assemblées extraordinaires des membres. Une assemblée extraordinaire des membres est convoquée sur instruction du Conseil ou sur demande écrite adressée au Conseil indiquant l’objet de l’assemblée extraordinaire des membres et signée par les membres détenant au moins cinq pour cent (5 %) des voix à l’assemblée souhaitée. Si l’assemblée ainsi demandée n’est pas convoquée dans les vingt-et-un (21) jours, les mêmes membres peuvent convoquer une telle assemblée. L’avis de convocation est adressé aux membres de la même manière que celle prévue par le présent règlement administratif.

5.3                        Avis d’assemblées

  • Un avis indiquant l’heure et le lieu d’une assemblée des membres doit être donné à chaque membre autorisé à recevoir tel avis, par les moyens suivants :
  • par la poste, messagerie ou remise en main propre à chacun des membres pendant une période de vingt-et-un (21) à soixante (60) jours précédant le jour où l’assemblée doit avoir lieu; ou
  • par voie téléphonique, électronique ou par tout autre moyen de communication à chacun de ces membres pendant une période allant de vingt-et-un (21) à trente-cinq (35) jours précédant le jour où l’assemblée réunion doit avoir lieu.
  • L’avis de convocation à toute assemblée au cours de laquelle des affaires particulières seront traitées doit indiquer la nature de ces affaires de manière suffisamment détaillée pour permettre à un membre de se forger un jugement raisonné sur ces affaires, et inclure le texte de toute résolution extraordinaire à soumettre à l’assemblée. Aux fins du présent article, toutes les affaires traitées lors d’une assemblée extraordinaire ou d’une assemblée annuelle des membres, à l’exception de l’examen des états financiers, du rapport de l’expert-comptable, de l’élection des administrateurs et de la reconduction du mandat de l’expert-comptable en poste, sont considérées comme des « affaires particulières ».
  • En ce qui concerne la convocation à l’assemblée annuelle, l’Association peut, au lieu d’envoyer aux membres des copies des états financiers annuels et des autres documents visés au paragraphe 172(1) de la Loi, publier un avis à ses membres indiquant que les états financiers annuels et les documents visés au paragraphe 172(1) sont disponibles au siège de l’Association et que tout membre peut, sur demande, en obtenir une copie sans frais au siège ou par courrier affranchi ou par courriel.
  • Lors de toutes les assemblées des membres, sauf disposition contraire de la Loi ou des règlements administratifs, une résolution ordinaire des membres constitue une résolution.
  • Le quorum aux assemblées des membres est de cinq pour cent (5 %) des membres au minimum, présents à l’assemblée en personne ou par des moyens électroniques (s’ils sont disponibles). Si le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent traiter les affaires de l’assemblée même si le quorum n’est pas atteint pendant toute la durée de l’assemblée. Si le quorum n’est pas atteint à l’assemblée, celle-ci est ajournée pour une durée d’au moins 48 heures, la date et le lieu de la nouvelle assemblée étant notifiés aux membres au moins 24 heures avant la nouvelle assemblée. Le quorum à la nouvelle assemblée est de un pour cent (1 %) des membres.
  • Les seules personnes autorisées à assister à une assemblée des membres sont celles qui ont le droit de voter à l’assemblée, les administrateurs, l’expert-comptable de l’Association et les autres personnes qui ont le droit ou l’obligation d’être présentes à l’assemblée en vertu d’une disposition de la Loi, de statuts ou de règlements administratifs. Toute autre personne ne peut être admise que sur invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres.
  • En cas d’absence du président et du vice-président, les membres présents ayant le droit de vote à l’assemblée choisissent un des administrateurs présents pour présider l’assemblée.
  • À moins qu’un vote par voie de scrutin ne soit demandé par le président de l’assemblée ou par un membre, une déclaration du président indiquant qu’une résolution a été adoptée à main levée, à l’unanimité ou à une majorité particulière, ou qu’elle a été rejetée, et une inscription à cet effet dans le livre contenant les procès-verbaux des délibérations de l’Association constituent, en l’absence de preuve du contraire, une preuve du fait sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes enregistrés en faveur ou à l’encontre de ladite résolution. La demande de vote par voie de scrutin peut être retirée à tout moment par le membre demandant ce vote. En cas d’égalité des voix lors d’un vote à main levée, d’un vote par voie de scrutin ou d’un vote électronique, le président de l’assemblée dispose, en plus de sa voix initiale, d’une seconde voix ou d’une voix prépondérante.
  • Sauf disposition contraire de la Loi, une résolution écrite signée par tous les membres habilités à voter sur cette résolution lors d’une assemblée des membres est aussi valable que si elle avait été adoptée lors d’une assemblée des membres et, sous réserve de la Loi, elle satisfait à toutes les exigences relatives aux assemblées des membres. Une telle résolution peut être signée en plusieurs exemplaires.
  • Participation par téléphone ou par tout autre moyen de communication électronique. Toute personne ayant le droit d’assister à une assemblée des membres peut y participer par le biais d’un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée, si le Conseil décide de mettre un tel moyen de communication à leur disposition. Une personne participant à une assemblée par un tel moyen est réputée, aux fins de la Loi, être présente à l’assemblée. Nonobstant ce qui précède, un membre participant à une assemblée par un de ces moyens ne sera autorisé à voter électroniquement que si le Conseil choisit d’autoriser le vote électronique. Chaque vote exprimé par un membre par voie électronique doit être recueilli de manière à permettre : a) sa vérification ultérieure et b) la présentation des votes à l’Association sans que celle-ci puisse déterminer comment chaque membre a voté.

5.11                   Vote par anticipation électronique

Le Conseil peut décider de mettre à disposition un système de vote électronique avant une assemblée des membres afin de faciliter le vote lors de cette assemblée, à la condition que :

  • ledit système de vote satisfasse aux exigences énoncées aux paragraphes 5.10(a) et (b) ci-dessus; et
  • l’utilisation du système de vote soit limitée aux résolutions qui : i) ne pourront pas être amendées, et ii) sont indiquées dans la convocation à l’assemblée.

Les votes sur une résolution exprimés par les membres par voie électronique sont ajoutés aux votes exprimés sur cette résolution par les membres qui assistent à l’assemblée en personne. Un membre qui vote par voie électronique sur une résolution particulière ne peut pas voter à nouveau sur cette résolution s’il assiste à l’assemblée en personne.

6.              Conseil d’administration

  • La responsabilité de la conduite et de la gestion des affaires de l’Association et de sa gestion, et l’autorité en cette matière, sont confiées au Conseil. Tous les fonds reçus par l’Association, y compris tous les dons à l’Association et tous les bénéfices accumulés par l’Association, sont détenus par l’Association pour son propre usage dans le cadre des objets de l’Association. Le Conseil peut exercer tous les pouvoirs de l’Association, à l’exception de ceux qui doivent être exercés par les membres lors des assemblées des membres en vertu de la Loi ou du présent règlement administratif.
  • Le Conseil doit compter au moins dix (10) et au plus vingt (20) administrateurs de l’Association, le nombre exact étant fixé par le Conseil. Nul ne peut être administrateur s’il est âgé de moins de dix-huit (18) ans, s’il a été déclaré incapable par un tribunal au Canada ou dans un autre pays ou s’il est en situation de faillite. Le quorum est de cinquante pour cent (50 %) des administrateurs. Chaque administrateur dispose d’une (1) voix.
  • Un poste d’administrateur devient automatiquement vacant :
    • si l’administrateur démissionne de son poste en remettant une démission écrite au secrétaire de l’Association (cette démission prenant effet dès sa réception par l’Association ou à la date spécifiée dans la démission, si celle-ci est postérieure);
  • au décès de l’administrateur;
  • si l’administrateur est en situation de faillite;
  • si l’administrateur est déclaré incapable par un tribunal au Canada ou dans un autre pays; ou
  • si, lors d’une assemblée extraordinaire des membres de l’Association, une résolution ordinaire est adoptée pour destituer ledit administrateur.
  • Tant que le quorum est atteint, en cas de vacance au sein du Conseil, celui-ci peut, par un vote majoritaire : a) laisser le poste vacant jusqu’à la prochaine élection du Conseil, b) combler la vacance par nomination jusqu’à la prochaine élection du Conseil, ou c) tenir une élection partielle spéciale parmi les membres pour combler le poste jusqu’à la fin du mandat de l’ancien administrateur. S’il existe un poste vacant que les administrateurs ne peuvent pas pourvoir tel qu’indiqué ci-dessus, les administrateurs en fonction doivent immédiatement convoquer une assemblée des membres pour pourvoir le poste vacant, faute de quoi l’assemblée peut être convoquée par n’importe quel membre.
  • Le Conseil peut, de temps à autre, nommer tout comité ou autre organe consultatif qu’il juge nécessaire ou approprié à des fins et, sous réserve de la Loi, avec les pouvoirs que le Conseil juge opportuns. Le président et les membres de chaque comité sont nommés chaque année sur recommandation du Conseil. Chaque comité peut établir ses propres règles de procédure, sous réserve des règlements ou des directives que le Conseil peut établir de temps à autre. Tout membre d’un comité peut être destitué par résolution du Conseil.
  • Le Conseil est habilité à consulter les membres de temps à autre, au moyen de sondages électroniques ou autrement, sur les questions à traiter lors des assemblées des membres ou sur toute autre question que le Conseil juge appropriée.
  • Le Conseil est habilité à autoriser les dépenses nécessaires à la réalisation des objets de l’Association. Le Conseil peut nommer les agents et engager les employés qu’il juge nécessaires de temps à autre, et ces personnes ont l’autorité et remplissent les fonctions prescrites par le Conseil.
  • Les administrateurs de l’Association peuvent, sans l’autorisation des membres :
    • emprunter de l’argent sur le crédit de l’Association;
  • émettre, réémettre, vendre, nantir ou hypothéquer des titres de créance de l’Association;
  • donner une garantie au nom de l’Association; ou
  • hypothéquer, nantir ou créer de toute autre manière une sûreté sur l’ensemble ou une partie des biens de l’Association, qu’ils soient possédés ou acquis ultérieurement, afin de garantir toute dette de l’Association.
  • Le Conseil peut déléguer n’importe lequel des pouvoirs énoncés à l’article 6.8 ci‑dessus aux dirigeants ou aux administrateurs de l’Association dans la mesure et de la manière déterminées par le Conseil. Rien dans les présentes ne limite ni ne restreint les emprunts d’argent par l’Association sur des lettres de change ou des billets à ordre faits, tirés, acceptés ou endossés par l’Association ou en son nom.
  • Les administrateurs exercent leurs fonctions sans rémunération, et aucun d’entre eux ne peut tirer directement ou indirectement un quelconque profit de sa fonction; toutefois, un administrateur peut se voir rembourser les dépenses raisonnables qu’il a engagées dans l’exercice de ses fonctions, comme le Conseil peut déterminer de temps à autre.
  • Une personne ne peut être élue au poste d’administrateur de l’Association que si elle a consenti à exercer cette fonction en signant le document de consentement approuvé par le Conseil. Ledit document de consentement doit être remis au secrétaire de l’Association avant l’élection des administrateurs.
  • En outre, toute personne élue au poste d’administrateur de l’Association est tenue, pour pouvoir siéger au Conseil, de signer un document énonçant le code de déontologie des administrateurs, sous la forme approuvée par le Conseil de temps à autre. Ledit document est remis au secrétaire de l’Association après l’élection de ladite personne élue comme administrateur au Conseil.

7.              Élection des administrateurs

  • Les administrateurs sont élus par les membres à l’assemblée annuelle des membres.
  • Le Conseil fixe la taille du nouveau Conseil avant l’envoi de l’avis d’élection aux membres et détermine le nombre d’administrateurs à élire lors de l’élection.
  • Une personne doit être membre de l’Association pour occuper un poste d’administrateur.
  • Un comité de nomination est établi par le Conseil pour proposer des candidats à l’élection au Conseil. Tout membre peut suggérer des candidats au comité de nomination et peut ajouter au bulletin de vote le nom de son propre candidat (si ce nom ne figure pas déjà sur la liste des candidats établie par le comité de nomination). Les candidatures aux postes d’administrateurs doivent être déposées auprès du secrétaire de l’Association au moins sept (7) jours avant l’assemblée au cours de laquelle les élections des administrateurs doivent avoir lieu.
  • Aux assemblées annuelles des membres au cours desquelles des élections d’administrateurs doivent avoir lieu, les candidats ayant reçu le plus grand nombre de voix pour les postes à pourvoir sont déclarés élus. En cas de vote par voie de scrutin, le président désigne deux (2) scrutateurs parmi les membres présents pour comptabiliser et présenter les résultats de l’élection.
  • Le mandat des administrateurs est de deux (2) ans ou se termine à l’élection de leur successeur. En règle générale, un administrateur ne peut exercer plus de deux (2) mandats de deux (2) ans chacun d’affilée au sein du Conseil, sauf consentement du Conseil.

8.              Assemblées des administrateurs 

  • Les assemblées du Conseil peuvent avoir lieu à tout moment et de la manière déterminée par le président, à condition qu’un préavis de cinq (5) jours francs soit envoyé par écrit à chaque administrateur. Deux (2) administrateurs peuvent demander au président de convoquer une assemblée du Conseil et peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée si le président ne le fait pas dans les quatorze (14) jours suivant la demande. Tout administrateur peut à tout moment renoncer à la convocation d’une telle assemblée et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou l’autre ou l’ensemble des délibérations qui y ont été tenues. La convocation à une assemblée du Conseil doit préciser toute question visée au paragraphe 138(2) de la Loi qui doit être traitée lors de l’assemblée. Chaque conseil nouvellement constitué peut tenir sa première assemblée sans préavis le même jour que l’assemblée des membres au cours de laquelle il a été élu. Le Conseil peut fixer la date de ses assemblées ordinaires un an à l’avance. Une copie de toute résolution fixant la date et le lieu d’une assemblée ordinaire du Conseil est envoyée à chaque administrateur, mais aucun autre avis de convocation n’est nécessaire, à moins qu’il soit prévu qu’une question visée au paragraphe 138(2) de la Loi soit traitée lors de l’assemblée.
  • Si tous les administrateurs de l’Association, ou les membres d’un comité, selon le cas, y consentent de manière générale ou pour une assemblée particulière, un ou tous les administrateurs peuvent participer à une assemblée du Conseil ou d’un comité du Conseil par le biais d’un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à toutes les personnes participant à l’assemblée de communiquer adéquatement entre elles pendant l’assemblée, et un administrateur participant à une telle assemblée par un de ces moyens est réputé être présent à l’assemblée; à la condition qu’au début de chaque assemblée, et chaque fois qu’un vote est requis, le président de l’assemblée fasse l’appel nominal pour déterminer le quorum et, s’il n’est pas convaincu que les délibérations de l’assemblée peuvent avoir lieu dans des conditions de sécurité et de confidentialité adéquates, ajourne l’assemblée à une date, une heure et un lieu déterminés, à moins qu’une majorité des personnes présentes à l’assemblée n’en décide autrement. Lors de ces assemblées, le secrétaire enregistre les résultats de tous les votes et les communique de manière que toutes les personnes participant à l’assemblée les connaissent.
  • Le président, ou en son absence le vice-président, du Conseil préside les assemblées du Conseil. Si aucun de ces dirigeants n’est présent, les administrateurs présents choisissent un des administrateurs présents pour présider l’assemblée. Lors de toutes les assemblées du Conseil, chaque question est tranchée à la majorité des voix exprimées sur la question. En cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée dispose, en plus de sa voix initiale, d’une seconde voix ou d’une voix prépondérante.
  • Une résolution écrite signée par tous les administrateurs habilités à voter lors d’une assemblée est aussi valable que si elle avait été adoptée lors d’une assemblée, et cette résolution peut être signée en plusieurs exemplaires. Le Conseil peut, à sa discrétion, mais conformément à la Loi, autoriser les administrateurs à voter par voie électronique.
  • Le Conseil peut, à sa discrétion, donner avis d’une assemblée du Conseil à tout membre ou toute autre personne et l’inviter à assister aux assemblées du Conseil selon qu’il le juge nécessaire, à la condition que ledit membre ou ladite personne n’ait pas le droit de voter lors de cette assemblée.

9.              Indemnisation et exonération des administrateurs

  • Indemnisation. Sous réserve des dispositions de la Loi et de l’article 9.4 ci‑après, l’Association indemnise un administrateur ou un dirigeant de l’Association, un ancien administrateur ou dirigeant de l’Association ou une autre personne physique qui agit ou a agi à la demande de l’Association en tant qu’administrateur ou dirigeant, ou une personne physique agissant en qualité similaire, d’une autre entité, ainsi que ses héritiers et représentants légaux, de tous les frais, charges et dépenses, y compris un montant payé en règlement d’une action ou pour exécuter un jugement, raisonnablement encourus par la personne relativement à sa défense dans le cadre d’une poursuite civile, criminelle ou administrative ou relativement à une enquête ou à toute autre poursuite dont ladite personne fait l’objet en raison de son association personnelle avec l’Association ou avec une autre entité.
  • Avance de fonds. Sous réserve des dispositions de l’article 9.4 ci-après, l’Association peut avancer des fonds à un administrateur, un dirigeant ou une autre personne pour couvrir les frais, charges et dépenses se rapportant à une poursuite visée à l’article 9.1 ci‑dessus. L’intéressé est tenu de rembourser les fonds s’il ne remplit pas les conditions énoncées à l’article 9.3 ci-après.
  • Limitation. L’Association n’est pas tenue d’indemniser une personne en vertu de l’article 9.1 ci-dessus, sauf si ladite personne :
  • a agi honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt de l’Association ou, le cas échéant, dans l’intérêt de l’autre entité pour laquelle elle a agi en tant qu’administrateur ou dirigeant ou dans une fonction similaire à la demande de l’Association; et
  • dans le cas d’une action ou d’une poursuite au criminel ou administrative assortie d’une sanction pécuniaire, la personne avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.
  • Indemnisation en cas d’action dérivée. Avec l’approbation d’un tribunal, l’Association peut indemniser une personne visée à l’article 9.1 ci-dessus, ou avancer des fonds en vertu de l’article 9.2 ci-dessus, dans le cadre d’une action intentée par l’Association ou une autre entité, ou en leur nom, en vue d’obtenir un jugement en sa faveur, à laquelle la personne est partie en raison de son association avec l’Association ou une autre entité telle que décrite à l’article 9.1 ci-dessus, et ce pour tous les frais, charges et dépenses raisonnablement encourus par la personne dans le cadre de cette action, si la personne remplit les conditions énoncées à l’article 9.3 ci-dessus.
  • Absence de restrictions. L’Association indemnise également les personnes visées à l’article 9.1 ci-dessus dans toutes les autres circonstances autorisées ou requises par la Loi. Aucune disposition du présent règlement administratif ne limite le droit de toute personne ayant droit à une indemnisation de réclamer une indemnisation en dehors des dispositions du présent règlement administratif.
  • Assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants. L’Association doit, en tout temps, maintenir en vigueur l’assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants telle qu’approuvée par résolution du Conseil.

10.           Dirigeants

  • Les dirigeants de l’Association sont désignés par le Conseil par voie de résolution, en fonction des besoins et des exigences de l’Association. Les dirigeants comprennent le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Le président sortant peut également être un dirigeant de l’Association si le Conseil en décide par résolution. Les dirigeants peuvent être destitués à tout moment par résolution du Conseil. Les dirigeants susmentionnés, à l’exception du président sortant, doivent être des administrateurs de l’Association. Les dirigeants ont les pouvoirs et les devoirs définis dans le présent règlement administratif et que le Conseil peut spécifier de temps à autre. Si le poste d’un dirigeant de l’Association est ou devient vacant, le Conseil peut nommer une personne pour combler la vacance.
  • Le président et le vice-président de l’Association sont nommés par le Conseil après l’assemblée annuelle des membres et restent en fonction pour une période de deux (2) ans ou jusqu’à ce qu’un successeur soit dûment nommé. Le président ne peut exercer plus de trois (3) mandats consécutifs de deux (2) ans en tant qu’administrateur et dirigeant de l’Association, sauf approbation du Conseil et des membres. Normalement, le vice‑président, le trésorier, le secrétaire et les autres dirigeants ne peuvent pas exercer plus de deux (2) mandats consécutifs de deux (2) ans. Tous les dirigeants doivent avoir été élus précédemment en tant qu’administrateurs de l’Association.
  • Le président, et en son absence le vice-président ou un autre administrateur, préside toutes les assemblées des membres de l’Association ainsi que toutes les assemblées du Conseil et assure la supervision générale de toutes les affaires et activités de l’Association. Si le président et le vice-président sont absents ou refusent d’agir, les personnes présentes peuvent choisir un autre administrateur pour présider l’assemblée. Le vice-président, ou tout autre administrateur désigné en son absence, remplit les fonctions et exerce les pouvoirs que le président peut lui déléguer de temps à autre ou que le Conseil peut prescrire.
  • Sous réserve de l’article 10.1 ci-dessus, le président sortant de l’Association occupe ce poste immédiatement après avoir quitté ses fonctions de président et reste à ce poste pour un mandat d’un (1) an après avoir cessé d’être président ou pour une période plus courte spécifiée par le Conseil.
  • Le secrétaire et le trésorier de l’Association sont nommés par le Conseil après l’assemblée annuelle des membres et restent en fonction pour une période de deux (2) ans ou jusqu’à ce qu’un successeur soit dûment nommé. Normalement, le secrétaire et le trésorier ne peuvent pas exercer plus de deux (2) mandats consécutifs de deux (2) ans.
  • Le secrétaire :
    • tient les procès-verbaux des assemblées des membres et des administrateurs dans des registres prévus à cet effet;
  • veille à ce que tous les avis soient dûment donnés conformément aux dispositions des règlements administratifs de l’Association ou à la loi;
  • veille à ce que l’ensemble des livres, rapports, certificats et autres documents et registres requis par la loi soient correctement tenus et archivés;
  • a la garde du sceau de l’Association; et
  • s’acquitte de toutes les tâches liées à la fonction de secrétaire et de toutes les autres tâches qui peuvent lui être confiées par le Conseil.
  • Le trésorier :
    • a la charge et la garde de tous les fonds, titres, livres, pièces justificatives et documents de l’Association, à l’exception de ceux qui sont sous le contrôle du Secrétaire, et dépose tous ces fonds et titres au nom de l’Association dans une banque, une société de fiducie, une entreprise ou d’autres dépositaires désignés et autorisés par le Conseil de l’Association;
  • présente un rapport détaillé sur les finances de l’Association lors des assemblées ordinaires du Conseil et présente tout autre rapport, vérifié ou autre, que le Conseil peut exiger de temps à autre;
  • reçoit les sommes dues et payables à l’Association, quelle qu’en soit la source, et délivre des reçus pour celles-ci; et
  • d’une manière générale, s’acquitte de toutes les tâches liées à la fonction de trésorier et de toutes les autres tâches qui peuvent lui être confiées de temps à autre par le Conseil.
  • Les dirigeants exercent leurs fonctions sans rémunération, et aucun dirigeant ne peut tirer directement ou indirectement un quelconque profit de sa position en tant que telle. Toutefois, un dirigeant peut être remboursé des dépenses raisonnables qu’il encourt dans l’exercice de ses fonctions, selon ce que le Conseil peut déterminer de temps à autre.
  • Nonobstant ce qui précède, le Conseil peut nommer un administrateur/le directeur du Club, un directeur de l’exploitation et tout autre responsable, employé (y compris les entraîneurs) ou agent nécessaire, et ces personnes sont soumises aux conditions d’emploi fixées par le Conseil. Pour fixer la rémunération de ces personnes, le Conseil agit soit par une résolution adoptée lors d’une assemblée ordinaire du Conseil, soit par un instrument écrit signé par tous les administrateurs. Sous réserve des dispositions de tout contrat de travail écrit et de la législation applicable, le Conseil peut destituer à sa guise l’administrateur/le directeur du Club, le directeur de l’exploitation et tout autre responsable, employé (y compris les entraîneurs) ou agent qu’il a nommés en vertu du présent règlement administratif.

11.           Comité de direction

  • Un comité de direction composé du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et de deux (2) autres administrateurs au maximum est nommé par le Conseil. Il exerce les pouvoirs autorisés par le Conseil. Tout membre du comité de direction peut être destitué par un vote majoritaire du Conseil. Les assemblées du comité de direction se tiennent à la date et au lieu déterminés par les membres du comité, à condition qu’un préavis écrit de quarante-huit (48) heures soit adressé, autrement que par la poste, à chaque membre du comité. Le cas échéant, la convocation par la poste doit être envoyée au moins quatorze (14) jours avant l’assemblée. Trois membres du comité de direction constituent le quorum. Aucune erreur ou omission dans le préavis de la tenue d’une assemblée du comité de direction ou d’une assemblée ajournée du comité de direction n’invalide cette assemblée ou ne rend nulles les délibérations qui s’y déroulent, et tout membre de ce comité peut à tout moment renoncer au préavis de la tenue d’une telle assemblée et peut ratifier, approuver et confirmer l’ensemble ou une partie des délibérations qui s’y déroulent.
  • Dans les intervalles entre les assemblées du Conseil, le comité de direction possède et peut exercer (sous réserve de tout règlement que les administrateurs peuvent imposer de temps à autre) tous les pouvoirs du Conseil dans la gestion et la direction des activités et des affaires de l’Association (à l’exception des seuls actes qui doivent, en vertu de la loi, être accomplis par les administrateurs eux-mêmes) de la manière que le comité de direction juge la meilleure pour les intérêts de l’Association dans tous les cas où le Conseil n’a pas donné d’orientations spécifiques.
  • Les assemblées du comité de direction peuvent se tenir au siège de l’Association ou en tout autre lieu au Canada. Le comité de direction tient un procès-verbal de ses assemblées, dans lequel sont consignées toutes les mesures qu’il a prises. Ce procès-verbal est soumis dès que possible, ou au plus tard lors de l’assemblée suivante du Conseil, aux administrateurs qui ne sont pas membres du comité de direction.

12.           Signature de documents 

  • Le président et toute personne autorisée par résolution du Conseil signent tous les actes, contrats, documents et autres instruments devant être signés par l’Association et, une fois signés, ceux-ci engagent l’Association sans autre autorisation ou formalité. Le sceau de l’Association, lorsqu’il est requis, peut être apposé sur les actes, contrats, documents et autres instruments par le secrétaire ou par tout autre dirigeant nommé par résolution du Conseil. Les pouvoirs de signature aux fins des comptes bancaires de l’Association sont conférés par résolution du Conseil.

13.           Exercice financier

  • L’exercice financier de l’Association est compris entre le 1er mai d’une année civile et le 30 avril de l’année civile suivante.

14.           Opérations bancaires

  • Les opérations bancaires de l’Association sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée de temps à autre par résolution du Conseil. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l’Association ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du Conseil.

15.           Sceau de l’Association

  • Le sceau de l’Association est circulaire et porte le nom de l’Association ainsi que l’année de sa constitution.

16.           Prise, abrogation ou modification de règlements administratifs

  • Le Conseil peut, par résolution, modifier ou abroger les règlements administratifs. Toute modification ou abrogation prend effet à compter de la date de la résolution du Conseil jusqu’à ce qu’ils puissent être confirmés, rejetés ou modifiés par les membres. Si la modification ou l’abrogation est confirmée, ou confirmée telle que modifiée par les membres, elle reste en vigueur sous la forme sous laquelle elle a été confirmée. La modification ou l’abrogation cesse d’avoir effet si elle n’est pas soumise aux membres lors de la prochaine assemblée des membres ou si elle est rejetée par les membres lors de l’assemblée. Le présent article ne s’applique pas aux modifications ou abrogations nécessitant une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) de la Loi, lesquelles modifications ou abrogations n’entrent en vigueur que lorsqu’elles sont confirmées par une résolution extraordinaire.

OTT_LAW\ 4272299\14

Le présent règlement administratif no 3 a été approuvé par les membres le 23 octobre 2023.